Une invitation bien pensée, c’est le premier pas vers un événement de team building réussi. Bien plus qu’une simple formalité logistique, l’invitation à un événement d’entreprise est un levier de communication, de mobilisation et d’engagement. Elle donne le ton, dévoile les intentions et suscite l’envie de participer. Dans le cadre d’un team building, elle peut même être le début de l’expérience. Pour toute entreprise, bien gérer la communication autour de ses événements professionnels, que ce soit une soirée, un séminaire, un atelier ou un moment de cohésion, fait toute la différence.
Et si vous preniez de la hauteur pour renforcer vos équipes ?
Avec ses parcours accrobranche allant du niveau débutant au sportif, Jumping Forest dynamise vos équipes dans un cadre naturel, à deux pas de Paris.
Pourquoi l’invitation est-elle si importante pour un événement team building ?
Parce qu’elle transmet l’âme du projet. L’invitation est le premier contact des participants avec le team building. Elle reflète l’état d’esprit de l’événement, son thème, ses valeurs, son organisation. Dans une entreprise, les collaborateurs reçoivent de nombreux mails : une invitation bien rédigée se distingue, intrigue, enthousiasme. Elle met en lumière le lien entre cet événement et leur rôle au sein de l’équipe.
Elle permet aussi de lever les freins : elle rassure sur le lieu, la date, les activités, l’organisation. Elle clarifie les attentes. Et surtout, elle donne envie de répondre « présent ». En apportant des informations claires dès l’invitation, on pose les bases d’une meilleure participation.
Structurer une communication en plusieurs temps
Pour renforcer l’impact de l’invitation, il est souvent utile de construire une véritable séquence de communication. Quelques semaines avant l’invitation officielle, vous pouvez envoyer un teaser. Ce teaser — sous forme de visuel, de vidéo ou de message bref — vise à piquer la curiosité. Il peut évoquer un mot-clé, une image mystérieuse, ou annoncer une date à retenir. Cette stratégie crée une attente et valorise le caractère événementiel de la démarche.
Après le teaser vient l’invitation officielle. Puis, selon la durée entre l’envoi et la date de l’événement, on prévoit un ou deux mails de rappel : à J-7 et J-2 par exemple. Chaque message doit contenir les informations essentielles (lieu, horaires, tenue, lien d’inscription) mais aussi garder une tonalité dynamique et motivante. En complément, des supports imprimés ou visuels diffusés sur le lieu de travail permettent de renforcer l’impact des invitations auprès de toutes les équipes. Il est également pertinent d’utiliser un outil de gestion des inscriptions pour suivre la participation en temps réel.
Les clés pour une bonne invitation à un événement de team building
Soignez la forme comme le fond
Un mail trop long ou trop vague est vite ignoré. Utilisez un objet clair, un visuel engageant, un ton en phase avec votre culture d’entreprise. Le format peut être digital (email, intranet, plateforme de gestion d’événement), ou physique (affiche, flyer, carton d’invitation). Pensez à adapter votre message selon les destinataires : la direction, les équipes terrain ou les services support n’ont pas les mêmes attentes. C’est une question de gestion de la participation aussi bien que d’image.
Intégrez les informations essentielles
La date, le lieu, le programme global, les horaires, la durée, les activités prévues, les tenues recommandées, les consignes particulières (inscription obligatoire, date limite de réponse), le lien vers la plateforme d’inscription, et surtout, l’objectif du team building. Rappelez s’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, d’une soirée ou d’un événement ponctuel. Précisez si une participation active est attendue et quelles seront les retombées attendues en matière de cohésion ou de communication. Ces informations doivent aussi être disponibles à tout moment via un lien partagé ou une page dédiée. Ne pas les mentionner serait une erreur d’organisation.
Rebondissez en équipe grâce au Bubble Foot !
Enfermés dans des bulles géantes, vos collaborateurs s’affrontent dans un match déjanté où fous rires sont garantis. Un moment fun, parfait pour souder les équipes !
Créez un sentiment d’appartenance
Valorisez l’équipe : « Cette journée est pour vous ! ». Utilisez le « nous ». Rappelez le sens du team building : renforcer la cohésion, prendre un temps pour soi et pour l’équipe, construire ensemble. Mentionnez les collaborateurs comme les principaux acteurs de cette journée. L’invitation devient alors une déclaration d’estime et un encouragement à la participation. Une vidéo d’anciens participants ou une galerie photo d’un précédent événement peut également créer un lien émotionnel fort.
Donnez une dimension événementielle à votre message
Pour renforcer l’impact de l’invitation, utilisez des supports complémentaires : teaser vidéo, visuel animé, newsletter interne ou communication sur écran d’accueil. Le thème de votre événement peut également orienter la forme de l’invitation : un escape game pourra donner lieu à une énigme à résoudre, une soirée festive à un carton humoristique, etc. La variété des supports permet de maintenir l’intérêt et d’ancrer l’événement dans le quotidien de l’entreprise.
Collaborez avec une agence si besoin
Si votre entreprise souhaite aller plus loin dans l’expérience événementielle, il est possible de s’appuyer sur une agence événementielle spécialisée pour élaborer une stratégie de communication globale autour du team building. Elle peut gérer les invitations, la scénographie, la location de lieux adaptés et la coordination avec les prestataires. Même si ce n’est pas indispensable, cela peut renforcer l’impact de l’événement et faciliter son organisation complète.
Exemple d’invitation réussie
Objet : Save the date ! Team building en forêt le 18 juin
Corps :
Chère équipe,
Et si on sortait du bureau pour vivre une expérience d’équipe unique ? Nous vous invitons à une journée de team building en pleine nature, le mardi 18 juin, dans le parc aventure Jumping Forest (Chenoise).
Au programme : accrobranche collaboratif, archery battle en clairière, pique-nique convivial, laser game en plein air… Un moment pour se reconnecter, respirer, s’amuser, et faire grandir l’esprit d’équipe.
Toutes les informations pratiques ici : [lien]
Merci de confirmer votre participation avant le 1er juin.
On a hâte de vivre cette journée avec vous !
Les activités team building qui créent l’adhésion : l’exemple de Jumping Forest
Rien de tel que des activités immersives et bien choisies pour que le team building tienne ses promesses. Chez Jumping Forest, les équipes vivent un événement qu’elles n’oublient pas. Dans les parcs de Chenoise et Saint-Germain-Laval, l’invitation devient réalité : on respire l’air de la forêt, on grimpe, on vise, on rit, on coopère. Chaque lieu est soigneusement aménagé pour offrir un cadre naturel sécurisé et inspirant. La location des espaces est optimisée pour garantir à chaque groupe une organisation fluide et un moment pleinement vécu. Ces lieux deviennent le théâtre d’événements fédérateurs et mémorables pour toute entreprise.
Accrobranche en équipe : les collaborateurs s’équipent, s’encouragent, avancent ensemble sur les parcours suspendus. Confiance, solidarité, engagement : chaque plateforme franchie est une victoire partagée.
Archery Battle : dans une ambiance de tournoi stratégique, les participants s’affrontent par équipe avec arcs et flèches en mousse. Idéal pour libérer l’énergie, renforcer la communication et souder les troupes.
Bubble Foot : rires garantis et barrières qui tombent. Cette animation est parfaite pour briser la glace, même entre services qui se connaissent peu.
Laser Game outdoor : la stratégie devient collective, les missions s’enchaînent dans la forêt. Chaque équipe doit s’organiser, s’adapter, être réactive. L’émotion, elle, est bien réelle.
Soirées et nocturnes : à la tombée du jour, l’ambiance change. Les frontales s’allument, les pas se font plus lents. Dans ce cadre magique, une autre façon de vivre l’événement s’offre aux équipes.
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Chaque année, des dizaines d’entreprises nous font confiance pour organiser leurs sessions de Team Building. Offrez à vos équipes une expérience inoubliable !
FAQ : Vos questions, nos réponses
Quand envoyer une invitation de team building ? Idéalement, entre 3 et 4 semaines avant la date. Cela permet à chaque participant de s’organiser, de poser ses questions, et de s’inscrire sereinement.
Quelle forme préférer : mail, papier, visuel ? Cela dépend de votre entreprise et de votre culture. L’essentiel est que l’invitation soit visible, claire et engageante. Un mail bien conçu avec un visuel peut suffire, complété d’une affiche dans les locaux.
Comment motiver une équipe réticente ? Misez sur l’émotion, le plaisir, la nouveauté. Présentez l’événement comme un cadeau, pas une contrainte. Et impliquez des ambassadeurs en interne qui relaient le message.
Faut-il faire un rappel avant l’événement ? Oui, toujours ! Un rappel à J-7 et J-2 permet d’entretenir l’enthousiasme, de rappeler les détails pratiques et d’assurer la participation.
Doit-on personnaliser l’invitation selon les profils ? Oui, dans la mesure du possible. Un message destiné à une équipe terrain ne sera pas rédigé comme pour une direction ou une équipe créative. Adaptez le ton, les visuels et les exemples pour chaque cible.
Quel ton adopter dans une invitation professionnelle ? Un ton chaleureux et positif est toujours apprécié. Le but est de donner envie de venir, tout en restant professionnel. N’hésitez pas à inclure une touche d’humour si cela correspond à l’identité de votre entreprise.
Peut-on relier l’invitation à un objectif managérial ? Oui. L’invitation est un bon moment pour rappeler l’objectif du team building : favoriser la cohésion, fluidifier la communication, développer l’esprit d’équipe, ou accompagner un changement. Cela ancre l’événement dans une vraie stratégie RH.
Peut-on relancer les non-inscrits sans insister ? Oui. Préférez une relance collective et positive, sous forme de newsletter ou message général qui rappelle les avantages de l’événement et mentionne la date limite d’inscription. Ajoutez un lien direct vers le formulaire pour simplifier la démarche.
Une agence peut-elle aider à organiser tout cela ? Oui, bien sûr. Même si Jumping Forest n’est pas une agence événementielle, certaines agences peuvent gérer l’ensemble de la coordination : choix du lieu, création des invitations, plateforme d’inscription, gestion des participants, communication, etc.
En résumé : faites de votre invitation le début de l’expérience team building
Une invitation bien rédigée et bien diffusée est bien plus qu’un simple mail : c’est le début de l’aventure. En soignant votre message, en misant sur l’émotion et la clarté, vous multipliez les chances de mobiliser vos équipes autour d’un véritable moment de cohésion. Chez Jumping Forest, les activités immersives prennent le relais de l’invitation pour ancrer l’événement dans les mémoires. Contactez notre équipe pour faire de votre prochain événement un vrai succès. Pour toute entreprise souhaitant renforcer sa cohésion et créer des souvenirs durables, un team building bien préparé, bien communiqué et bien animé fait toute la différence.
